Este protocolul un document oficial?

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Modificat ultima dată: 2024-02-12 12:05

Cuvântul protocol este pe buzele tuturor. Angajații de birou îl aud în mod regulat în timpul întâlnirilor, polițiștii îl folosesc în activitățile lor profesionale, iar șefii de stat și diplomații sunt obligați să respecte regulile dictate de el. Ce este un protocol? Vom afla mai jos.

Sensul protocolului

La fel ca mulți alți termeni, acest cuvânt are mai multe sensuri. Totul depinde de domeniul de activitate în care se aplică conceptul dorit. Deci, să ne uităm la cele mai frecvente situații când se obișnuiește să vorbim despre protocol.

Când vine vorba de mediul de afaceri, protocolul este un document care descrie evenimentul care are loc (întâlnire, întâlnire, consiliu de administrație etc.).

Am menționat deja mai sus despre poliție, care deseori întocmește un document similar. În acest caz, stabilirea faptului unei infracțiuni sau infracțiuni este implicită.

În format internațional, protocolul este un set de reguli care ar trebui urmat în timpul întâlnirilor oficiale dintre oficialii guvernamentali, precum și personalitățile diplomatice. De exemplu, există un protocol de întâlniri ale șefilorstate sau făcând o vizită la președinte.

Cu toate acestea, în acest articol ne vom concentra asupra conceptului de protocoale de afaceri.

Minute de întâlnire

Întâlnirile de afaceri sunt o parte integrantă a tuturor proceselor dintr-un mediu de afaceri. Acestea se pot desfășura oficial, ținând cont de ora stabilită și numai în birou. Datele de afaceri neoficiale sunt, de asemenea, foarte populare. În al doilea caz, puteți face fără confirmarea protocolului a conversației. Dacă întâlnirea este oficială, atunci trebuie să fie în scris, în conformitate cu toate regulile.

Procesele verbale sunt ținute de secretar sau de altă persoană cu asemenea autoritate. Pentru a ține pasul cu fluxul conversației, încercați să găsiți o listă aproximativă de probleme care vor fi discutate la întâlnire. De asemenea, ar fi util să aveți un înregistrator de voce pentru a nu pierde detaliile, deoarece protocolul este o descriere foarte detaliată a unui eveniment de afaceri.

Numele celor prezenți și celor absenți trebuie înregistrate. Pentru dvs., puteți face notițe cu privire la locația tuturor celor care au venit la întâlnire pentru a indica paternitatea anumitor cuvinte fără erori.

La începutul fiecărei întâlniri, se stabilește ordinea în care vor fi luate în considerare întrebările, asigurați-vă că o notați textual.

Dacă a existat un vot la ședință, atunci indicați rezultatele acestuia (câți oameni au votat „pentru” și câți au votat „împotrivă”). În cazul în care a fost un număr mic de cei prezenți la ședință, aveți ocazia să marcați și numele și prenumele tuturor celor care au votat.

Nu întârziadepunerea protocolului pe back-burner, pentru că în acest timp puteți uita detaliile întâlnirii.

Procese verbale de negocieri

Negocierile diferă de o întâlnire de afaceri obișnuită prin faptul că de obicei discută una sau câteva probleme care joacă un rol important pentru ambele părți. În acest caz, protocolul este o oportunitate de a înregistra toate nuanțele conversației și cerințele părților. Problema luată în considerare nu este întotdeauna rezolvată imediat după primele negocieri, așa că directorii sau alți angajați au nevoie de timp și de informații complete despre întâlnire.

Protocolul de negocieri este întocmit după același principiu ca orice document de afaceri.

Este necesar să se indice data evenimentului descris, numărul documentului și versiunea completă a titlului. Urmează o introducere, care indică neapărat lista celor prezenți și principalele probleme de discuție.

În partea principală, informațiile sunt de obicei împărțite în trei părți: „Ascultat”, „Speaked”, „Hotărât”. În versiunea completă a protocolului, cuvintele tuturor vorbitorilor sunt citate textual. În unele cazuri, se emite și un extras din protocol, duplicând o anumită parte a acestuia.