Gestionarea documentelor este o verigă importantă în munca de birou

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Modificat ultima dată: 2024-02-12 12:12

Fluxul de lucru este înțeles ca regulile prin care soluțiile semnate sunt promovate în cadrul unei întreprinderi sau instituții din momentul în care sunt primite până la stocarea arhivei. La baza acestui concept se află primirea unui document, luarea în considerare, transferul către organele executive, măsuri organizatorice de execuție, certificare, execuție, stocare.

Acesta este un proces care ia în considerare cazurile de mișcare a documentului împreună cu viteza de mișcare a acestuia prin aceste instanțe. Fluxul documentelor este un proces care trebuie corelat cu activitățile de informare ale aparatului administrativ, cu documentarea fiecărei decizii individuale, stocarea documentelor nou primite.

Un număr imens de neajunsuri în activitățile multor aparate administrative este legat tocmai de slaba organizare a circulației documentelor. De exemplu, procesul de circulație a unui document de decizie de management ar trebui să includă trei componente obligatorii:

• informații suport pentru decizia luată (aceasta include informații de încredere,confirmarea corectitudinii deciziei);
• documentarea deciziei în sine (document de reglementare);
• control asupra implementării (care include organizarea lucrării propuse, metodele de finalizare a sarcinii, respectarea condițiilor și a termenelor limită).

După cum se poate observa din exemplul de mai sus, fluxul de lucru este colectarea de informații în baza cărora va fi emisă o decizie administrativă; pregătirea deciziei în sine, inclusiv redactarea, coordonarea, redactarea până la aprobare. Toate etapele de mai sus necesită deplasarea documentului nu numai între diviziile structurale ale întreprinderii, ci și între executanți, de la tehnicieni, specialiști, până la manageri. Concluzia din acest exemplu este următoarea: cu cât viteza de mișcare a documentului este mai mare, cu atât este mai mare calitatea executării acestuia la fiecare etapă specifică, cu atât procesul de gestionare a întreprinderii în ansamblu este mai bun.

Termenul în sine a apărut în literatură încă din anii 1920. Apoi s-a crezut că fluxul de lucru este organizarea muncii care vizează construcția rațională a aparatului de stat în ansamblu, repartizarea responsabilităților între diverși interpreți și servicii. În 1931, Institutul de Tehnologie de Management a făcut prima încercare de a reglementa principiile uniforme ale organizării muncii de birou. Au fost stabilite reguli conform cărora trebuie să se efectueze acceptarea și livrarea documentelor, regulile de execuție și reglementarea semnării. Următoarele etape ale dezvoltării economice au primit reglementare legislativă a unui astfel de concept camunca de birou, unde accentul principal a fost pus pe operațiuni tehnice individuale. Programul de management al documentelor nu a fost menționat de aceste acte legislative, deși de fapt totul s-a rezumat la organizarea circulației documentelor. Începând cu anul 1974, a fost semnat documentul principal care reglementează întregul proces de gestionare a documentelor, care este încă în vigoare.

Acest act legislativ se numește „Sistemul unificat de gestionare a evidențelor de stat” (USSD), ale cărui paragrafe sunt dedicate organizării circulației documentelor, metodelor tehnologice de prelucrare a acestora și regulilor de aplicare. Această colecție formulează regula de bază: „Fluxul de documente este deplasarea operațională a unui document pe calea cea mai scurtă, incluzând timpul minim și costurile cu forța de muncă”. Numai prin aplicarea în practică a regulii aprobate se poate conta pe îmbunătățirea vieții populației țării, creșterea economiei statului.

Pentru a atinge aceste obiective, este nevoie de lideri inteligenți, disciplinați, responsabili, pentru care introducerea unui flux de lucru bazat pe USSD va fi o chestiune de onoare și conștiință.