Procesul verbal al întâlnirii: structură și conținut

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Modificat ultima dată: 2024-02-12 12:10

Procesul verbal al întâlnirii este un document care reflectă toate deciziile importante ale acestui eveniment. Redactarea incorectă a acestuia, atât ca semnificație, cât și ca execuție, poate determina să fie contestată de către participanții la ședință. În plus, există un potențial pericol de a lua decizii incorecte de management dacă procesele-verbale ale ședinței de producție conțin informații denaturate. Un set de recomandări simple vă va ajuta să-l aranjați corect.

Textul acestui document conține de obicei două părți: introductivă și principală. Procesul-verbal al întâlnirii (prima sa jumătate) include o descriere a parametrilor principali ai evenimentului: funcții, nume complet. membri, președinte și secretar. Atunci când unul dintre cei prezenți are un statut special (invitat, expert, observator etc.), acest lucru este menționat și în document. Dacă la întâlnire au participat multe persoane, procesul-verbal al întâlnirii poate conține date despre acesteao foaie separată, care este o anexă inseparabilă a documentului. Secțiunea introductivă se termină cu ordinea de zi, care conține o listă de probleme aflate în discuție. Este de dorit să le aranjați în ordinea importanței, dar pot exista și alți factori care afectează locul în lista de întrebări. De exemplu, structura agendei poate depinde de relația logică a unei părți a problemelor sale sau de angajarea persoanelor care participă la eveniment. Documentul în sine este întocmit pe antetul organizației (diviziunea acesteia), trebuie indicat când a avut loc întâlnirea.

Procesul-verbal al ședinței din partea principală trebuie să se potrivească cu partea introductivă. În special, punctele sale ar trebui să fie în aceeași ordine ca și pe ordinea de zi. Algoritmul pentru construirea unui text care înregistrează informații despre fiecare punct de pe ordinea de zi este următorul: „a ascultat”, „a vorbit”, „a hotărât”. Regula principală atunci când scrieți această parte a protocolului este că nu ar trebui să se transforme într-un fel de transcriere.

În special, subparagraful „a ascultat” descrie cine a fost vorbitorul principal pe această problemă, ceea ce a propus la sfârșitul discursului său. Potrivit vorbitorilor, este indicat și cine a spus ceea ce a propus. Decizia stabilește poziția finală a majorității participanților la întâlnire. Dacă a fost adoptată prin vot, atunci se indică câte persoane au fost pentru, câte au fost împotrivă, precum și numărul de abțineri. În funcție de importanța problemelor discutate, poate fi listat numele complet. persoane care au ocupat o poziție sau alta.

Procesul-verbal de ședință se întocmește de către secretar, actul propriu-zis este semnat de executorul executor și de președintele ședinței. Sursa de informații pentru compilarea sa sunt schițele scrise de mână, înregistrările realizate cu ajutorul unui înregistrator de voce, transcrierile. În cazul în care soluționarea problemelor identificate în timpul ședinței necesită autoritatea unui funcționar superior care nu a participat la ședință, se poate asigura suplimentar aprobarea deciziilor de către acest șef. Un protocol semnat și înregistrat poate fi trimis ca un singur document sau ca extrase oficialilor care sunt acoperiți doar de o parte a întrebărilor.